Despesas que um estafeta deve controlar

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Custos diretos e custos periódicos

Separar estes dois tipos de custo torna o registo mais simples e evita que te esqueças de despesas que não aparecem todos os dias.

Custos diretos

Estão ligados a um turno específico e normalmente consegues indicar o valor no próprio dia: combustível consumido, carregamento elétrico, portagens ou estacionamento.

Custos periódicos

Aparecem depois de vários turnos ou numa data fixa: revisão, pneus, seguro, equipamento e comunicações. Em vez de descontares tudo num único dia, distribui o custo pela utilização que fizeste.

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Lista prática de despesas

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Combustível ou eletricidade

Não precisas de abastecer no mesmo dia para teres um custo de combustível. O que interessa é estimar a energia consumida durante os quilómetros do turno.

Para um veículo a combustível, podes usar:

Se utilizas um veículo elétrico, podes aplicar a mesma lógica com o consumo de energia e o preço por kWh. Usa valores médios reais do teu veículo e revê a estimativa quando o consumo mudar.

Não coloques o preço total de um depósito num único turno se esse combustível também será usado nos dias seguintes.

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Manutenção e desgaste do veículo

Mesmo quando não pagas uma reparação naquele dia, cada quilómetro aproxima o veículo da próxima troca de pneus, revisão ou substituição de peças.

Não existe um valor por quilómetro universal: uma bicicleta, uma mota e um carro têm custos diferentes. Começa com uma estimativa prudente e ajusta-a quando tiveres despesas reais suficientes.

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Outras despesas do trabalho

Portagens e estacionamento

Regista o valor quando foi necessário para realizar o turno. Multas não devem ser tratadas como custo normal de uma entrega.

Telemóvel e dados móveis

Se o mesmo plano é utilizado na vida pessoal, considera apenas uma parte razoável relacionada com o trabalho.

Equipamento

Mochila, capacete, suportes, bateria externa e roupa de proteção duram vários turnos. Divide o custo pelo período em que esperas utilizá-los.

Alimentação

Para avaliar a rentabilidade do turno, conta apenas o custo adicional causado pelo trabalho. Uma refeição que comprarias de qualquer forma não deve aumentar artificialmente a despesa operacional.

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Como distribuir despesas periódicas

Podes usar turnos ou quilómetros como unidade. O importante é escolher um método coerente e não voltar a contar a mesma despesa quando for paga.

Distribuição por turno

Exemplo apenas ilustrativo: um custo de €240 distribuído por 120 turnos corresponde a uma reserva de €2 por turno.

Distribuição por quilómetro

O método por quilómetro costuma representar melhor os custos ligados ao desgaste. O método por turno é mais simples para valores fixos.

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Um método simples de registo

1. No início do turnoAnota a hora e os quilómetros do veículo.
2. No finalRegista ganhos, tempo total e quilómetros percorridos.
3. Acrescenta custos diretosCombustível, portagens, estacionamento e outras despesas desse dia.
4. Aplica as reservasManutenção, seguro ou equipamento distribuído por turno ou quilómetro.
5. Revê semanalmenteCompara lucro por hora e por quilómetro, não apenas a faturação.

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Lucro operacional e despesas fiscais não são a mesma coisa

Este guia ajuda-te a estimar se o trabalho está a render depois dos custos. Isso não significa que todas as despesas aqui mencionadas sejam fiscalmente dedutíveis.

O tratamento de IVA, IRS, Segurança Social e despesas profissionais depende da situação de cada pessoa e das regras em vigor. Confirma sempre com a Autoridade Tributária, a Segurança Social ou um contabilista.